skip to Main Content

TIETOSUOJASELOSTE NY VUOSI YRITTÄJÄNÄ -OHJELMA, NUORI YRITTÄJYYS RY

1. Rekisterinpitäjä Nuori Yrittäjyys ry, Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki [email protected], puh: 044 7287 837, Y-tunnus: 1813465-6
2. Yhteyshenkilö Virpi Utriainen, Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki, 040 701 3038 ja [email protected]
3. Rekisterin nimi Nuori Yrittäjyys ry:n NY Vuosi yrittäjänä -ohjelman jäsen- ja alumnirekisteri.
4. Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste Rekisteröidyt ovat:

  • Ohjelmaan osallistuvat opettajat;
  • Ohjelmaan osallistuvat oppijat;
  • Ohjelmiin aiemmin osallistuneet opettajat ja oppijat (ns. alumnit);

Tietoja kerätään seuraavien tehtävien:

  • Ohjelmaan osallistuvien opettajien ja oppijoiden tietojen hallinnointi sekä ylläpito ja yhteydenpito osallistujiin
  • Ohjelmaan osallistuvien oppijoiden tietojen jakaminen heidän opettajilleen.
  • Yhteydenpito aiemmin ohjelmiin osallistuneisiin opettajiin ja oppijoihin
  • Tutkimukset
  • Osallistujien laskutus

Tietojen käsittely perustuu tietojen antajan suostumukseen ja ohjelmaan osallistuvat opettajat ja oppilaat lisäävät itse tietonsa järjestelmään.

Tietoja käsitellään WordPress-järjestelmässä ja tietojen käsittelijänä toimivat ohjelman vastuuhenkilöt.

Oppijoiden tietojen käsittelijöinä toimivat heidän opettajansa. Oppija valitsee tietoja syöttäessään oppilaitoksen, johon kuuluu ja tämän oppilaitoksen opettajat voivat nähdä oppilaiden tiedot.

5. Rekisterin tietosisältö Rekisteröidyistä kerätään seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Puhelinnumero
  • Työsähköposti (opettajat), sähköposti (oppijat)
  • Sukupuoli
  • Oppilaitos, jossa oppija opiskelee tai opettaja opettaa
  • Opiskelijoiden perustaman NY-yrityksen nimi, kuvaus, yrityksen jäsenet sekä yrityksen julkisten verkkopalveluiden osoitteet (esim. verkkosivusto ja sosiaalisen median sivustot). NY-yrityksen nimi, kuvaus ja julkisten verkkopalvelujen osoitteet julkaistaan internetissä.
  • Opettajilta kysytään lupa opettajan nimen, oppilaitoksen, puhelinnumeron sekä työsähköpostiosoitteen julkaisemiseen verkkosivuston yhteystiedot -osiossa. (jos lupa on annettu, tiedot julkaistaan).
6. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteröidyt itse syöttävät kaiken tiedon järjestelmiin. Pyynnöstä tietoja voidaan ylläpitäjän puolesta täydentää tai korjata.
7. Henkilötietojen vastaanottajat

/säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta organisaation ulkopuolelle ilman henkilön suostumusta. Luovutuspyynnöt koskevat yleisin tiedotusvälineitä, jotka haluavat kirjoittaa ohjelman osallistujista ja näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erikseen suostumus tietojen luovuttamiseen. Luovutuspyynnöt voivat koskea myös yhteystietoja uusia ohjelman käyttöönottajia, jotka haluavat vaihtaa kokemuksia. Esimerkiksi ohjelmassa toimivien opettajien yhteystiedot voidaan jakaa toisille opettajille, jotka ovat aloittamassa tai harkitsevat ohjelman käytön aloittamista.

Ohjelmaan liittyvää palautekyselyä varten oppijoiden ja opettajien sähköpostiosoitteet tallennetaan Surveypal-järjestelmään, oppimiskartoitusta varten.

Järjestelmä lähettää oppijoille palautekyselyn linkin sähköpostilla. Kyselyn päätyttyä tiedoista koostetaan kansallinen raportti. Raportista näkee tulokset vain kansallisella tasolla. Kyselyyn vastataan anonyymisti, ellei vastaaja halua jättää yhteystietojaana.

NY-yritysten ja opettajien tiedot tallennetaan Nuori Yrittäjyys ry:n Salesforce -järjestelmään, jossa niitä käytetään tilastointiin sekä mahdollisten alumnien verifiointiin.

8. Siirrot kolmanteen maahan Henkilötiedot tallennetaan ohjelman verkkosivuston järjestelmään (WordPress). Järjestelmä ylläpidetään Hollannissa sijaitsevilla palvelimilla.

Lisäksi NY-yritysten tiedot tallennetaan Salesforce-järjestelmään, joka säilyttää tiedot GDPR-vaatimusten mukaisesti EU:n sisällä.

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysaikojen määrittämisen kriteerit Henkilötiedot poistetaan WordPress-järjestelmästä vuosittain sen jälkeen, kun kyseinen lukuvuosi on päättynyt. Tämän jälkeen tietoja säilytetään Salesforce-järjestelmässä.

NY-yritysten tietoja (Nimi, kuvaus ja julkiset verkkopalvelut) ei poisteta. NY-yrityksen tiedot eivät ole henkilötietoja ja niitä käytetään esimerkkeinä seuraavien vuosien ohjelmatoteutuksille.

Oppijoilla on mahdollisuus pyytää tietojen poistoa.

10. Rekisterin suojauksen perusteet Ohjelman tietoja ei kerätä tai säilytetä manuaalisessa muodossa.

Sähköiset tiedot suojataan seuraavasti

  • Tietojenkäsittelyjärjestelmään ja laitteistoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
  • Järjestelmän tietoturva ylläpidetään WordPress-järjestelmän maksullisilla tietoturvalisäosilla (WordFence) ja järjestelmä päivitetään, kun tietoturva-aukkoja havaitaan.
  • Järjestelmä ei sisällä Henkilötietolain 11 §:ssä lueteltuja arkaluonteisia henkilötietoja eikä henkilötunnusta.
  • Mahdollisessa tietoturvaloukkaustilanteessa Nuori Yrittäjyys ry toimii seuraavasti
    • Järjestelmästä haetaan manuaalisesti raportti, joka sisältää kaikkien henkilöiden sähköpostiosoitteet. Raportin luominen käsin kestää noin 15 minuuttia, sillä vastaavaa raporttia ei normaalisti käytetä.
    • Lista kopioidaan sähköpostiohjelmaan.
    • Laaditaan kirje, jossa kuvataan havaittu loukkaus ja mahdollisesti vuotaneet tiedot.
    • Pyydetään tietojen haltijoita ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin.
    • Tarvittaessa järjestelmän kaikki salasanat voidaan nollata ja käyttäjä voi pyytää uuden salasanan ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen.
11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröity voi kirjautua ohjelman verkkojärjestelmään ja tarkastaa omat tietonsa järjestelmästä.

Tarvittaessa rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisterissä käsitellään. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Jos tiedot on kurssin jälkeen poistettu, ilmoitetaan tästä rekisteröidylle.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

Vastaavasti rekisteröity voi kirjautua järjestelmään ja korjata häntä koskevat tiedot kirjautumisen jälkeen avautuvalta sivulta.

13. Rekisteröidyn muut oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista rekisteristä, henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Jos rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä, pyyntö toteutetaan, mutta samalla rekisteröidyn mahdollisuus osallistua kurssille päättyy, sillä ilman kurssijärjestelmän osallistujatietoja ei kurssin opettajilla ole mahdollisuutta suorittaa arvostelua tai henkilöllä palauttaa kurssin tehtäviä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että Nuori Yrittäjyys ry ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800

00521 HELSINKI

Sähköposti: [email protected]

Vaihde: 029 56 66700

www.tietosuoja.fi

 

Back To Top